SCRIE-NE AICI. ÎȚI IA DOAR CÂTEVA SECUNDE

Decizia datei evenimentului este unul dintre cele mai de succes elemente ale evenimentului tău. Pe lângă faptul că vă asigurați că vor participa cât mai multe persoane, există și alte elemente importante atunci când alegeți o dată. De exemplu, ce se mai întâmplă la aceeași dată când ați decis să vă organizați evenimentul? Mai, iunie și iulie sunt lunile de vârf pentru nunți, în timp ce noiembrie și decembrie sunt de obicei lunile pentru petreceri/cine de companie. Luarea în considerare a climei este un alt aspect important. Luați în considerare perioadele de ploaie sau furtunile de vară. Unul dintre primele elemente de definit este „când”, definirea anului, a săptămânii și a zilei săptămânii, apoi începerea lucrului invers, definind exact zilele pentru livrări, set-up, teste și timpii de revizuire finale. Atenție dacă există sărbători naționale sau religioase, vacanțe școlare, weekenduri lungi sau weekenduri lungi în același timp. Ziua săptămânii, precum și ora evenimentului pot avea un impact foarte puternic asupra obiectivelor evenimentului dumneavoastră. Înainte de a defini data exactă a evenimentului dvs. dacă următoarele elemente ar putea afecta evenimentul dvs.: sărbători naționale, sărbători religioase, vacanțe școlare, weekenduri lungi, evenimente sportive, alte evenimente speciale.

De ce ar trebui să ne alegi pe noi pentru organizarea evenimentului tău? Organizarea unui eveniment este o activitate complexă, unde situațiile neprevăzute sunt la tot pasul și unde contează capacitatea de adaptare la mediul înconjurător, unde cunoștințele variază de la contabilitate la expertiză tehnică privind echipamentele acustice, meteorologie, legislație administrativă, marketing, grafică, tehnici publicitare și multe altele.

Organizatorul de evenimente are doi clienți: clientul și publicul căruia îi este destinat evenimentul, iar respectivele nevoi nu coincid întotdeauna.

Organizatorul de evenimente analizează fezabilitatea, identifică un public țintă, găsește locul, monitorizează bugetul, planifică logistica și coordonează toate elementele menite să ducă la realizarea lui.

În organizarea unui eveniment este necesară capacitatea de a imagina, planifica, pregăti, cunoaște, gestiona și avea o viziune de ansamblu pentru a-l putea adapta la nevoile clientului, dar mai ales la specificul publicului căruia îi este destinat.

Obiectivul este de a organiza o experiență de neuitat. Un concept larg împărtășit de specialiști este acela că un eveniment de succes, adică unul care să se desfășoare în modul și în termenele planificate, evitând criticile și situațiile de criză, nu poate fi realizat fără o abordare metodologică riguroasă și o identificare clară a responsabilităților și a succesiunii acțiunilor ce trebuie întreprinse.

În organizarea unui eveniment, trebuie neapărat ținut cont de aspectul birocratic și trebuie luate în considerare următoarele: SCIA (Notificare certificată de Începere a Activității), un raport tehnic întocmit de un profesionist care să certifice condițiile de siguranță ale evenimentului și că montarea echipamentelor se va face în condiții corespunzătoare.

În cazul evenimentelor cu mai mult de 200 de persoane și al orelor care depășesc miezul nopții, va fi necesară obținerea unei autorizații specifice pentru evenimente de divertisment public în conformitate cu articolul 68 din Regulamentul TULPS și convocarea Comisiei municipale de supraveghere a divertismentului public în vederea obținerii autorizației.

Ocuparea domeniului public: în cazul în care evenimentul se desfășoară pe un domeniu public, trebuie achitată, de asemenea, o taxă de ocupare a domeniului public, cu excepția evenimentelor care beneficiază de patronajul primăriei și a evenimentelor scutite de plata taxei COSAP (Taxa de ocupare temporară a domeniului public).

De asemenea, din iunie 2017, organizatorul de evenimente trebuie să se conformeze dispozițiilor Directivei Gabrielli în materie de siguranță și securitate, depunând la SUAP (Ghișeul Unic pentru Activități de Producție) inclusiv planul de urgență al evenimentului.

SIAE: orice difuzare de muzică și spectacol necesită solicitarea unei autorizații de la SIAE (Societatea Italiană a Autorilor și Editorilor), achitând taxa de drepturi de autor corespunzătoare pentru fiecare difuzare care nu este strict privată. Pentru mai multe informații te sfătuim să contactezi direct birourile locale SIAE competente.

Derogarea privind zgomotul: în cazul utilizării sistemelor de sonorizare sau al evenimentelor cu muzică sau al utilizării de instrumente muzicale, organizatorul trebuie să prezinte la SUAP documentația specifică de impact fonic întocmită de un specialist, împreună cu măsurile preconizate pentru reducerea și eliminarea emisiilor fonice.

Administrarea alimentelor și a băuturilor: dacă sunt oferite alimente și băuturi gratuite nu este necesară nicio autorizație, singurele obligații rămân cele de natură igienico-sanitară. În schimb, dacă se dorește vânzarea alimentelor și băuturilor administrate, organizatorul evenimentului este obligat să prezinte la SUAP declarația certificată de începere a activității.

Polița de asigurare a evenimentului: atunci când se organizează un eveniment, este bine și important să se încheie o asigurare care să acopere eventualele daune provocate participanților. În cazul unui eveniment public cu un număr mare de participanți se impune încheierea unei polițe de asigurare personalizate, deoarece va fi necesară o evaluare specifică a factorilor de risc asociați cu evenimentul.

Alte autorizații care trebuie solicitate de la autoritățile locale sunt: notificarea organelor de poliție, solicitarea patronajului, solicitarea serviciilor tehnice (utilități, curățenie, echipamente), comunicare și publicitate, precum și restricționarea traficului.

Organizarea unui eveniment este un proces complex, iar pentru a obține un rezultat de succes trebuie coordonate și optimizate șapte componente diferite: activitatea/aspectul tehnic, locul de desfășurare (mediul fizic sau virtual)/logistica, calendarul, oamenii, organizarea, resursele economice/financiare și marketingul. Complexitatea provine atât din necesitatea de a coordona specialiști cu pregătire și expertiză diferite care desfășoară diferitele activități, cât și din faptul că trebuie gestionate ajustări continue ale procesului pentru situații de urgență care pot apărea în timpul fazei de execuție, adesea fără legătură cu cei care organizează evenimentul, cum ar fi condițiile meteorologice sau întreruperile de energie electrică.

Care sunt pașii de bază pentru organizarea unui eveniment? Chiar dacă un eveniment durează doar câteva zile sau câteva ore, pregătirea acestuia necesită mult timp în prealabil. Pentru a reduce riscul pierderii controlului, vom examina șapte activități principale: 1 – elaborarea și definirea conceptului; 2 – dezvoltarea ideii și identificarea serviciilor auxiliare; 3 – analiza fezabilității; 4 – planificarea activităților; 5 – execuția; 6 – finalizarea; 7 – evaluarea post-eveniment.

Elaborarea evenimentului este activitatea creativă care formulează evenimentul în multiplele sale aspecte, iar odată ce conceptul a fost exprimat, departamentele tehnice și logistice trebuie să verifice rapid posibilitatea de realizare, în timp ce departamentul de marketing trebuie să verifice fezabilitatea comercială. Alte aspecte importante care trebuie analizate și evaluate sunt obiectivele și scopurile, tema, locurile de desfășurare, resursele disponibile, calendarul, participanții implicați (spectatori, actori, eventuala comunitate, mass-media, posibili sponsori) și capacitățile organizatorice disponibile.

Înainte de a organiza orice eveniment, este esențială definirea obiectivelor ce urmează a fi atinse. Cele mai frecvente sunt: creșterea notorietății/vizibilității, creșterea notorietății brandului, fidelizarea anumitor părți interesate, crearea de noi afaceri, divertisment cultural, motivarea personalului companiei/organizației, răspândirea stilurilor de viață/costumelor, modelor, noilor practici culturale, sportive, de vindecare, religioase, comemorarea unor aniversări istorice, educație și formare.

Un eveniment trebuie să aibă un public-țintă și să definească care sunt așteptările acestuia, din cine este format, unde și cum poate fi contactat pentru a-l informa despre eveniment. Astfel de analize permit identificarea concurenței pe același target și a altor evenimente deja realizate sau planificate și, prin urmare, estimarea punctelor forte și a punctelor slabe ale ofertei noastre în comparație cu cele ale concurenților noștri. O cunoaștere aprofundată a publicului-țintă permite, de asemenea, formularea de ipoteze privind prețurile acceptabile pentru clienți și sustenabile în comparație cu cele practicate de concurenți, identificarea celei mai potrivite modalități de distribuire și de difuzare a biletelor, precum și a mijloacelor de comunicare în masă care trebuie utilizate pentru promovarea evenimentului.

Evenimentul este un mix de servicii care trebuie garantat pentru a fi un succes din punct de vedere al calității și al momentului. Conceptul de eveniment, eventualul preț la care să fie vândut, rețeaua de vânzare și comunicarea, care prefigurează ceea ce se poate numi mixtul de marketing al evenimentului, trebuie definite în mod coerent între ele și în funcție de poziționarea dorită a evenimentului.

Odată definită poziționarea evenimentului, va fi necesar un prim răspuns la cei cinci „W” (why, who, when, where și what), ceea ce va permite definirea conceptului. Indiferent de tipul de eveniment care urmează să fie organizat și de obiectivele care trebuie atinse, există cinci caracteristici principale care trebuie definite în această etapă de elaborare a conceptului

– conținutul, tema și stilul specific al evenimentului – lista publicului țintă – perioada – locul de desfășurare a evenimentului – structura organizatorică

Odată întocmit planul general al evenimentului și definite obiectivele, conceptul și toate funcțiile și cerințele necesare ale spațiului, găsirea locului perfect pentru evenimentul tău va fi mult mai ușoară. Alegerea locului în care se va desfășura evenimentul este de o importanță primordială, deoarece aceasta poate asigura succesul evenimentului.