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Decidere la data dell’evento è uno degli elementi di maggior successo del tuo evento. Oltre ad assicurarti che il maggior numero di persone parteciperà ci sono anche altri elementi importanti quando si sceglie una data. Per esempio, cos’altro succede nella stessa data quando hai deciso di organizzare il tuo evento? Maggio, Giugno e Luglio sono i mesi di picco dei matrimoni mentre Novembre e Dicembre sono solitamente i mesi delle feste/cene aziendali.

Tenere conto del clima è un altro aspetto importante. Tieni conto dei periodi di pioggia oppure dei temporali estivi. Uno dei primi elementi da definire è il “quando”, definendo anno, settimana e giorno della settimana iniziando poi a lavorare a ritroso definendo esattamente i giorni per le consegne, l’allestimento, le prove e i tempi di revisione finale. 

Il giorno della settimana così come anche l’orario del evento possono avere un impatto molto forte sugli obiettivi del tuo evento. Prima di definire la data esatta del tuo evento verifica se i seguenti elementi potrebbero avere un impatto sul tuo evento: feste nazionali, feste religiose, vacanze scolastiche, week-end lunghi, eventi sportivi, altri eventi speciali.

Perché qualcuno dovrebbe affidare proprio a noi l’incarico di organizzare un evento?

L’organizzazione di un evento è un’attività complessa in cui l’imprevisto è sempre all’angolo e nella quale conta la capacità di adattamento all’ambiente circostante dove la conoscenza spazia dalla contabilità alla competenza tecnica sugli impianti acustici, alla meteorologia, dal diritto amministrativo al marketing, dalla grafica alle tecniche di pubblicità e molto altro. “L’organizzatore di eventi ha due clienti: il committente e il pubblico al quale l’evento è destinato, e non sempre le rispettive richieste coincidono.”

L’organizzatore di un evento analizza la fattibilità, identifica un pubblico di riferimento, trova la location, monitora il budget, pianifica la logistica e coordina tutti gli elementi finalizzati alla sua realizzazione. Per organizzare un evento serve immaginare, programmare, allestire, predisporre, conoscere, gestire e avere la visione di insieme per poterlo realizzare su misura in base alle esigenze del committente ma soprattutto per le particolarità del pubblico al quale l’evento è destinato. L’obiettivo è organizzare un’esperienza indimenticabile. Un concetto largamente condiviso dagli studiosi è che non si possa realizzare un evento di successo, cioè che si svolga nei modi e nei tempi previsti, evitando criticità e situazioni di crisi, senza un approccio metodologico rigoroso e una chiara individuazione delle responsabilità e della sequenza di azioni da intraprendere.

Durante l’organizzazione di un evento, uno degli aspetti da curare è quello burocratico e dovranno essere considerati i seguenti elementi:

SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività), una relazione tecnica di un professionista che attesti le condizioni di sicurezza della manifestazione e che l’installazione degli apparati verrà seguito a regola d’arte. Nel caso di eventi con con più di 200 persone e orario che supera la mezzanotte, sarà necessario ottenere una specifica autorizzazione per manifestazione di pubblico spettacolo secondo la norma dell’articolo 68 TULPS e richiedere la convocazione della Commissione di vigilanza comunale per i pubblici spettacoli e ottenere l’autorizzazione.

Occupazione suolo pubblico: se la manifestazione si svolge su suolo pubblico, è necessario anche il pagamento di un relativo canone di occupazione di suolo pubblico tranne nei casi di eventi con il patrocinio del comune ed eventi esenti dal pagamento del COSAP. A partire da giugno 2017 l’organizzatore dell’evento deve confrontarsi anche con la Circolare Gabrieli in materia di Safety e Security presentando al SUAP anche il piano di emergenza della manifestazione.

SIAE: ogni volta che si trasmetta musica o si effettuino spettacoli è necessario richiedere il permesso alla SIAE pagando il relativo contributo per i diritti d’autore ogni volta che si diffonde musica per un uso non strettamente privato. Per maggiori informazioni è consigliato rivolgersi direttamente agli uffici SIAE territoriali competenti.

Deroga al rumore: nel caso di utilizzo di impianti di diffusione sonora o manifestazioni ed eventi con musica o utilizzo di strumenti musicali, l’organizzatore dovrà presentare al SUAP apposita documentazione di impatto acustico redatto da tecnico competente insieme alle misure previste per la riduzione e l’eliminazione delle emissioni sonore.

Somministrazione di alimenti e bevande: se gli alimenti e le bevande sono offerte, senza chiedere un corrispettivo economico in cambio non serve un titolo autorizzativo, gli unici obblighi rimanendo quelli di carattere igienico-sanitario. Se invece si desidera vendere gli alimenti e le bevande somministrate, chiedendo un corrispettivo economico in cambio, è necessario presentare al SUAP da parte dell’organizzatore dell’evento la segnalazione certificata di inizio attività SCIA.

Polizza assicurativa per eventi: quando si organizza un evento è bene avere un’assicurazione che copra gli eventuali danni ai partecipanti. Nel caso di un evento pubblico con un grande numero di partecipanti è necessario stipulare una assicurazione su misura in quanto sarà neessario fare una specifica valutazione dei fattori di rischio connessi all’evento.

Altre autorizzazioni da richiedere al comune di appartenenza sono: comunicazioni alla questura, richiesta di patrocinio, richiesta di servizi tecnici (utenze, pulizia, attrezzature), comunicazione e pubblicità e chiusura del traffico.

L’organizzazione di un evento è un processo complesso e per ottenere un risultato positivo si devono coordinare e ottimizzare sette diversi componenti: attività/aspetto tecnico, luogo (ambiente fisico o virtuale)/logistica, timing, persone, organizzazione, risorse economico-finanziarie e marketing. La complessità deriva sia dall’esigenza di coordinare specialisti di diversa formazione e competenza che svolgono le varie attività sia dal fatto di dover gestire continui adattamenti del processo per le situazioni di crisi che possono crearsi durante la fase di esecuzione, spesso indipendenti da chi organizza l’evento come il meteo o l’interruzione dell’energia elettrica.

Anche se un evento si esaurisce in pochi giorni o poche ore la sua preparazione richiede molto tempo in anticipo. Per ridurre il rischi di perdere il controllo della situazione vedremo in questo caso sette principali attività: 1 – ideazione e definizione del concept; 2 – sviluppo dell’idea e individuazione delle prestazioni accessorie; 3 – analisi di fattibilità; 4 – pianificazione delle attività; 5 – esecuzione; 6 – Consuntivazione; 7 – valutazione post evento.

L’ideazione dell’evento è l’attività creativa che formula l’evento nei suoi molteplici aspetti e una volta espresso il concept, la funzione tecnica e quella logistica dovranno verificare rapidamente la possibilità di realizzazione mentre quella di marketing la fattibilità commerciale. Altre aspetti importanti da considerare e valutare sono gli obiettivi e le finalità, il tema, i luoghi, le risorse a disposizione, il timing, i partecipanti coinvolti (spettatori, attori, eventuale comunità, media, possibili sponsor) e le capacità organizzative che si ritengono disponibili.

Prima di organizzare un qualsiasi evento è fondamentale definire gli obiettivi che ci si propone di raggiungere. I più ricorrenti sono: aumento della notorietà/visibilità, aumento del brand awareness, fidelizzazione di specifici stakeholder, creazione di nuovi business, intrattenimento culturale, motivazione del personale dell’impresa/organizzazione, diffusione di stili di vita/costumi, mode, nuove pratiche culturali, sportive, curative, religiose, ricordo di ricorrenze storiche, educazione e formazione.

Un evento, deve avere un target di riferimento e definire che cosa si aspetta, da chi è composto, dove e come si può raggiungere per informarlo dell’evento. Tali analisi permettono di individuare la concorrenza sullo stesso target e di altri eventi già realizzati o programmati, e quindi di stimare i punti di forza e di debolezza della nostra offerta rispetto a quella dei concorrenti. La conoscenza approfondita del target permette, inoltre di ipotizzare prezzi accettabili per i clienti e sostenibili nei confronti di quelli praticati dai concorrenti, di individuare la distribuzione più idonea e rendere disponibili i biglietti, quali media utilizzare per promuovere l’evento.

L’evento è un mix di servizi che deve essere garantito nella qualità e nei tempi ottimali per il successo. Il concept dell’ evento, il prezzo eventuale a cui venderlo, la rete di vendita e la comunicazione, che prefigurano quello che può essere definito il marketing mix dell’evento, dovranno essere definiti coerentemente tra loro e alla luce del posizionamento dell’evento che si vuole ottenere.

Definito il posizionamento dell’evento si tratterà di dare una prima risposta alle cinque W (why, who, when, where e what), che permetterà di definirne il concept. Qualunque sia la tipologia di evento da organizzare e gli obiettivi che ci si prefigge, le caratteristiche principali che dovranno essere definite in questa fase di ideazione sono principalmente cinque: contenuto, tema e stile specifico dell’evento; lista dei pubblici target; periodo; location; struttura organizzativa.

Una volta steso il piano generale dell’evento, definiti gli obiettivi, il concept e tutte le funzioni e richieste dello spazio necessarie, trovare la location perfetta per l’evento sarà molto più facile. La selezione della location dove si terrà il tuo evento è di primaria importanza perché può assicurare il successo dell’evento.